Com organitzar un arxiu personal

100_8049Tothom, només que guardi els seus papers i documents, ja té un arxiu personal.

Un arxiu, entre d’altres coses, és els documents fets o recollits per qualsevol persona (física o jurídica) en funció de les seves activitats. Així, nosaltres com a persones que paguem impostos, comprem, anem al metge, fem fotografies, etc. recollim i fem una sèrie de documents que – en alguns casos per obligació legal, en d’altres per record o garantia de compra – guardem.

Ara bé, com fer-ho? Ficar-ho tot en un calaix i no trobar mai més res sense perdre abans un munt d’hores buscant? Hi ha sistemes molt senzills que ens poden ajudar a tenir els nostres papers sempre disponibles. Un podria ser una simple carpeta amb apartats ordenats alfabèticament. Un altre podria ser en arxivadors de cartró on agruparíem els grans temes i a dins, amb carpetes de cartolina, classificat per subtemes.

100_8050

Per exemple, una classificació per grans temes podria ser:

  • salut
  • patrimoni
  • econòmica
  • personal i altres

100_8055I dins de cada gran tema, classificar-ho per activitats:

  • salut: resultats anàlisis, visites metges, targeta sanitària, etc.
  • patrimoni: escriptures pis, contracte de lloguer, contractes de subministraments (aigua, gas, llum, telèfon…), etc.
  • econòmica: bancs (contractes llibretes d’estalvi, targetes de crèdit…), factures, impostos (Renda, contribució pis, circulació cotxe…), nòmines, etc
  • personal i altres: fotografies, cartes, documents relacionats amb aficions, etc.

Cadascú pot organitzar-ho segons les seves necessitats i conveniència.

100_8052Consells a tenir en compte:

  • ordenar els documents de cada carpeta per data o alfabèticament per trobar-los encara més ràpidament
  • treure grapes i clips perquè es rovellen i provoquen estrips i plecs. Si és necessari es poden fer servir clips folrats o cosir-los amb fil de cotó
  • si hi ha estrips no fer servir cinta adhesiva normal, amb el temps fa malbé el paper. Es pot fer servir una especial de conservació (Filmoplast)
  • fer servir capses i carpetes addients a la mida dels documents i no omplir les capses del tot, cal que els papers “respirin”. Deixant un centímetre d’espai hi ha prou
  • treure la pols regularment per evitar l’aparició d’insectes que es mengen el paper. Si apareguessin, fer una neteja a fons i posar a prop dels arxivadors uns granets de pebre (dels que venen al supermercat), això farà marxar els peixets de plata

100_8056Aquests són unes directrius bàsiques per ajudar a mantenir en ordre la nostra documentació, però si vols saber-ne més o tens algun dubte que vols aclarir, pregunta al teu arxiver o arxivera de capçalera que, de ben segur, et podrà ajudar.

Advertisements

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s