Eliminem documents

The_House_of_Leaves_-_Burning_4

Una de les tasques d’un Arxiu és l’avaluació i disposició de documents.

La llei d’arxius i gestió de documents (10/2001), en l’article 9, ho reflecteix en aquests termes: “Un cop concloses les fases activa i semiactiva, s’ha d’aplicar a tots els documents públics la normativa d’avaluació, sobre la base de la qual se’n determina la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l’eliminació.”

Què vol dir això?

Doncs que un cop un document deixa de tenir utilitat administrativa perquè ha acabat la tramitació i ha passat el termini durant el qual pot ser consultat o necessitat per l’Administració o els ciutadans, s’ha de mirar si aquest document presenta algun valor (cultural o històric, informatiu o jurídic).

Si el document té algun d’aquests valors, el conservarem perquè en el futur es pugui fer una interpretació de la nostra societat actual. Si no, es pot destruir.

Com s’elimina un document?

El mateix article 9 de la llei d’arxius i gestió de documents continua: “Cap document públic no pot ser eliminat si no se segueixen la normativa i el procediment establerts per via reglamentària.”

Aquest procediment dóna garantia legal a la destrucció de documents.

Quin és aquest procediment?

  • L’Arxiu avalua els documents per sèrie documentals i estableix els que ja han perdut els valors i són susceptibles de ser eliminats.
  • S’informa als diferents departaments de l’Ajuntament de la proposta d’eliminació perquè estiguis assabentats.
  • Per als documents fiscals i econòmics, s’informa també a la Sindicatura de Comptes i al Tribunal de Cuentas.
  • Es passa la proposta per la Junta de Govern Local de l’Ajuntament, que l’ha d’aprovar.
  • Es notifica la proposta d’eliminació a la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.
  • Si no hi ha hagut cap al·legació, passat un termini determinat, es contracte una empresa especialitzada que ha d’emetre un certificat garantint que l’eliminació ha estat total (no en pot quedar cap rastre) i que s’ha fet de forma confidencial (els documents contenen dades personals).
  • S’anota la destrucció en el Registre d’Eliminacions.

És un procés llarg, però al mateix temps garanteix que s’ha fet tot de forma legal i transparent.

Save

Anuncis

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s