La finalitat d’un arxiu és l’organització i conservació dels fons per ser utilitzats per a la gestió administrativa, la informació, la investigació i la cultura. I per aconseguir-ho cal que segueixi una sèrie de funcions que han anat evolucionant al llarg dels anys, des de les funcions úniques de conservació de la saviesa humana fins a les noves tendències integrals de gestió dels documents.
La intervenció de l’arxiu en les decisions que afecten la producció documental, el control de la documentació en l’etapa d’utilització administrativa, etc., implica un primer i important tractament tècnic de la documentació.
Actualment podem agrupar les funcions d’un arxiu en 7 grups:
1. Identificar, classificar i ordenar la documentació
La identificació és el procés d’investigació i sistematització de les categories administratives i arxivístiques en què se sustenta l’estructura d’un fons. La classificació consisteix en l’establiment de les categories i grups que reflecteixen l’estructura jeràrquica d’un fons. És el primer pas del procés d’organització del tractament arxivístic.
L’ordenació és establir seqüències alfabètiques, numèriques o cronològiques dintre de cada grup definit en el Quadre de Classificació.
2. Avaluar els documents
És una funció bàsica d’un arxiu i està destinada a analitzar els documents segons els seus usos administratius, fiscals, legals, jurídics, tant presents com futurs, i els seus valors testimonials, informatius i d’investigació. L’avaluació està sotmesa al marc legal establert per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, a les taules d’avaluació i al calendari establert de conservació o eliminació.
L’eliminació de documents segueix una tramitació establerta per la CNAATD i queda reflectida en el Registre d’eliminació.
3. Descriure els documents
La descripció arxivística, regulada per la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC), és l’elaboració d’una representació acurada d’una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l’anàlisi, l’organització i l’enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar els documents d’arxiu; també proporciona informació sobre el seu context de creació i el sistema a partir del qual han estat organitzats.
Hi ha diversos instruments de descripció com són: la guia, l’inventari i el catàleg.
4. Gestió del cicle de vida dels documents
L’arxiu ha de participar en el disseny de la producció (dissenyar documents i normalitzar formularis) i recepció de documents mitjançant mecanismes de captura (Registre General). És per això que, amb la documentació que es genera, es fa un seguiment des que es creen els documents fins que són dipositats definitivament a l’Arxiu a través del Sistema de Gestió Documental.
També ha de participar en el disseny de la tramitació administrativa, és a dir, dissenyar els procediments, confegir manuals de procediments i controlar el sistema de gestió dels expedients; així com elaborar transferències documentals i executar l’eliminació (registre d’eliminacions) d’aquells documents que han arribat a la fi del seu cicle de vida i no tenen valor jurídic, cultural o històric.
5. Ingressos extraordinaris de documentació
Si bé la forma habitual d’ingrés de documents a l’arxiu és la transferència administrativa (de les unitats administratives de l’Ajuntament a l’Arxiu), també es dóna el cas d’ingressos no esperats; són els extraordinaris i normalment són fons de caire privat provinents de donacions, llegats, dipòsits, etc. És aquesta una forma de recuperar el patrimoni documental generat per entitats i associacions, empreses, particulars… que fa possible un millor coneixement del passat i present del poble.
L’Arxiu Municipal és el servei especialitzat a tenir cura de tota la documentació escrita, gràfica i sonora que reculli qualsevol coneixement històric de Salt; per tant té les seves portes obertes per rebre i conservar en les millors condicions possibles tots aquells documents, fotografies o qualsevol informació interessant per a la nostra història.
6. Preservar i conservar
Preservar és establir les mesures adients per garantir la conservació òptima dels documents en les diferents fases del cicle de vida i en qualsevol dels seus suports (paper, pergamí, electrònic, etc.).
Hi ha tres mesures per conservar, que són: prevenir, restaurar i reproduir.
7. Difusió i accés als documents
Es tracta de difondre, comunicar i fer accessible la documentació als diferents tipus d’usuaris i usuàries: la institució productora (en el nostre cas, l’Ajuntament) amb finalitats jurídiques o administratives; la ciutadania (amb finalitats informatives); els investigadors i investigadores (amb finalitats de recerca) i les persones en general (amb finalitats ben diverses).
Els mitjans per a la difusió poden ser també ben diversos; n’esmentem alguns: Intranet d’ús intern; publicació dels instruments de descripció (guies, inventaris, etc.); serveis educatius (visites d’escoles i estudiants); publicacions (llibres, articles, cartells, etc.); cursos; exposicions, etc.
L’accés als documents i a la informació garanteix la transparència en la gestió administrativa de l’Ajuntament.
Amplieu la informació sobre l’accés a la informació en aquest enllaç.
Arxiu Municipal de Salt 